4 Bước Lập Ngân Sách & Kiểm Soát Chi Phí Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Khác với các tập đoàn lớn, SME cần một hệ thống tài chính tinh gọn và thực tế. Bài viết này sẽ cung cấp quy trình 4 bước giúp bạn “thắt lưng buộc bụng” thông minh để tối ưu hóa lợi nhuận.

Tại sao doanh nghiệp nhỏ cần lập ngân sách ngay lập tức?

Nhiều chủ doanh nghiệp nhầm tưởng lập ngân sách là việc của các công ty lớn nhưng thực tế thì với nguồn lực hạn chế, SME mới chính là đối tượng cần quản trị tài chính chặt chẽ nhất. Nếu không, chỉ một sai sót đủ khiến hệ thống tài chính của SME lâm nguy. Bản ngân sách chính là tấm bản đồ chủ doanh nghiệp:

1. Dự báo dòng tiền: Nhìn thấy trước tương lai để chuẩn bị vốn.
2. Xác định điểm hòa vốn: Biết rõ mỗi ngày cần bán bao nhiêu hàng để “sống sót”.
3. Phát hiện lãng phí: Tìm ra những khoản chi vô lý đang âm thầm “ăn mòn” lợi nhuận.

(Việc lập ngân sách tài chính giống như sở hữu tấm bản đồ giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng hơn)

Tham khảo thêm: Quản trị tài chính là gì? để hiểu rõ nền tảng trước khi đi vào chi tiết.

Quy trình 4 bước thiết lập hệ thống kiểm soát chi phí

Bước 1: Phân loại chi phí – Hiểu rõ tiền đi về đâu

Để cắt giảm hiệu quả, bạn cần chia chi phí thành 2 nhóm rõ ràng:

• Chi phí cố định (Định phí): Các khoản bắt buộc phải trả dù có bán được hàng hay không (Thuê mặt bằng, lương cứng, internet, bảo hiểm…).
  • Mẹo: Đàm phán giá tốt ngay từ đầu trước khi ký hợp đồng vì khoản này rất khó thay đổi hàng tháng.
• Chi phí biến đổi (Biến phí): Các khoản tăng giảm theo doanh thu (Giá vốn hàng, bao bì, vận chuyển, hoa hồng, quảng cáo…).
  • Mẹo: Kiểm soát tỷ lệ % trên doanh thu. Ví dụ: Cam kết giá vốn không vượt quá 40% giá bán để có quyết định điều chỉnh kịp thời nếu có biến động.

Bước 2: Lập ngân sách thực tế (Budgeting)

Đừng lập ngân sách dựa trên “hy vọng”, hãy dựa trên dữ liệu.

1. Kịch bản doanh thu thận trọng: Hãy dùng kịch bản Thực tế hoặc hơi Thận trọng (thấp hơn mức kỳ vọng một chút) để lập kế hoạch chi tiêu. Điều này giúp bạn luôn ở thế an toàn.
2. Tính điểm hòa vốn (Break-even Point): Xác định con số doanh thu tối thiểu để đủ trả Định phí + Biến phí.
3. Quỹ dự phòng: Luôn trích 5-10% ngân sách cho các sự cố bất ngờ (hỏng hóc, thiên tai).

Bước 3: Thiết lập cơ chế kiểm soát (Controlling)

Lập ngân sách xong mà “cất ngăn kéo” thì vô nghĩa. Bạn cần theo dõi sát sao:

• Đánh giá hàng tuần: Với SME, đợi cuối tháng là quá muộn. Hãy kiểm tra tiến độ thu chi vào chiều thứ 6 hàng tuần. Nếu tuần này chi lố ngân sách Marketing, tuần sau phải cắt giảm ngay để bù lại.
• Phân tích chênh lệch: So sánh số Thực tế vs Ngân sách. Nếu chênh lệch quá 10%, phải tìm nguyên nhân ngay (Do giá nguyên liệu tăng hay nhân viên lãng phí?).

Bước 4: Chiến thuật cắt giảm chi phí thông minh

Cắt giảm chi phí không có nghĩa là giảm chất lượng. Hãy tập trung loại bỏ sự lãng phí:

• Tối ưu nhân sự: Ưu tiên thuê ngoài (Outsource) cho các việc thời vụ thay vì tuyển full-time để giảm gánh nặng bảo hiểm và phúc lợi.
• Đàm phán nhà cung cấp: Tận dụng dòng tiền ổn định để đề nghị thanh toán nhanh nhằm nhận chiết khấu (2-5%).
• Marketing 0 đồng: Tận dụng SEO, chăm sóc khách cũ qua Zalo/Email thay vì dồn hết tiền vào quảng cáo tìm khách mới (New User).

 Kết luận

Kiểm soát chi phí là nghệ thuật đảm bảo sự “khỏe mạnh” cho doanh nghiệp. Đừng đợi đến khi cạn vốn mới bắt đầu loay hoay với các con số. Hãy bắt đầu từ những bảng tính đơn giản nhất ngay hôm nay.

Ở giai đoạn đầu, Excel hoặc Google Sheets là công cụ đủ mạnh và linh hoạt. Khi quy mô lớn hơn, hãy cân nhắc các phần mềm kế toán chuyên nghiệp để tự động hóa báo cáo.

Và nếu anh chị chủ doanh nghiệp vẫn chưa biết cách lập một bảng ngân sách và kiểm soát chi phí sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình thì đừng ngại liên hệ với CFC Vietnam để được đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tư vấn giải pháp nhé!