Quy trình kế toán và hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam sẽ được thực hiện theo các quy định của Thông tư 80/2012/TT-BTC.
Theo điểm c khoản 3 Điều 3, quy định khi mở văn phòng đại diện phải có mã số thuế và đăng ký thuế.
Thứ nhất, về hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại theo luật định chứ không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài.
Văn phòng đại diện được giao kết hợp đồng trong các trường hợp thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của văn phòng đại diện, tuyển dụng lao động (Việt Nam hoặc nước ngoài) để làm việc cho văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện có thể ký hợp đồng thuê trụ sở để thực hiện hoạt động tại Việt Nam, tuy nhiên không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở.
Thứ hai, Quy trình kế toán của VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Cục thuế sẽ yêu cầu văn phòng đại diện cung cấp sổ thu chi sau mỗi 3 đến 5 năm hoạt động, kèm theo bảng sao kê tài khoản ngân hàng, các hóa đơn chứng từ hợp lệ, hồ sơ nhân viên, chứng từ lương để thực hiện các thủ tục kiểm tra thuế của văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện không cần phải làm báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc duy trì hệ thống kế toán nhưng cần thực hiện ghi chép sổ sách ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt để ghi nhận và giải trình về các khoản nhận được từ công ty mẹ, các khoản thực chi cho từng hoạt động thực tế của văn phòng.
Về nguyên tắc tuân thủ, mỗi khoản thu chi của văn phòng đại diện buộc phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của địa phương. Việc không lập các báo cáo theo dõi, không thu thập các hoá đơn chứng từ đúng cách sẽ làm cho văn phòng gặp phải nhiều rủi ro nghiêm trọng khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc khi thực hiện việc đóng cửa, giải thể văn phòng.
CFC Vietnam cung cấp dịch vụ rà soát sổ sách cho văn phòng đại diện, nhằm tối ưu chi phí hoạt động và chi phí thuế của văn phòng đại diện. CFC Tax hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và kiểm tra sổ sách, chứng từ kế toán, đảm bảo tính đầy đủ và đúng với quy định của cơ quan thuế. Hồ sơ được bàn giao lại cho văn phòng đại diện đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.
CFC Tax hỗ trợ văn phòng đại diện xây dựng quy trình kế toán chặt chẽ, khoa học và được kiểm soát, giám sát trong mọi trường hợp, đảm bảo nhất về chất lượng và quy định đồng thời, hỗ trợ trực tiếp giải trình khi quyết toán thuế và bảo hành về hồ sơ giấy tờ.
Văn phòng đại diện không còn nỗi lo về sổ sách kế toán và báo cáo, có thể nhanh chóng giải trình các khoản thu chi với cơ quan thuế và công ty mẹ khi được yêu cầu.
