Trong thế giới kinh doanh, “Tăng trưởng” (Growth) luôn là từ khóa đầy mê hoặc với các hoạt động đi kèm như mở thêm chuỗi cửa hàng, tuyển dụng hàng loạt, đổ tiền tỷ vào Marketing… chính là giấc mơ của mọi CEO. Tuy nhiên, khoảng 74% các công ty khởi nghiệp thất bại vì cùng một lý do: Mở rộng quy mô quá sớm (Premature Scaling).

Dưới góc nhìn của quản trị tài chính, hành động mở rộng khi chưa tối ưu quy trình vận hành cũng giống như việc bạn đạp hết chân ga trên một chiếc xe đang bị rò rỉ bình xăng. Xe chạy càng nhanh, xăng rò rỉ càng nhiều và cái kết đến càng sớm.

Tại sao lại như vậy? Hãy cùng phân tích 4 cái bẫy chết người mà quản trị tài chính cảnh báo khi bạn vội vàng “lớn” trước khi “khỏe”.

1. Khuếch đại sự thua lỗ (Nhân bản sai lầm)

Nguyên tắc cơ bản trong quản trị tài chính là: Mở rộng quy mô thực chất là một phép nhân.

• Nếu mô hình hiện tại đang sinh lời tốt: Mở rộng sẽ nhân bản lợi nhuận.

• Nếu mô hình hiện tại đang lỗ hoặc lãng phí: Mở rộng sẽ nhân bản số lỗ đó lên gấp nhiều lần.

Rất nhiều chủ doanh nghiệp mắc sai lầm khi nhìn vào con số Lãi gộp (Gross Profit) chưa chính xác. Ví dụ, bạn bán một đơn hàng lỗ 10.000đ (do chi phí vận hành, hàng hỏng, hàng hoàn cao). Bạn tặc lưỡi: “Lỗ ít, mở rộng quy mô bán 1.000 đơn sẽ bù lại”.

Nhưng toán học không hoạt động như vậy. Khi bạn vay vốn để mở rộng lên 1.000 đơn, bạn không tạo ra lãi, mà bạn vừa tạo ra khoản lỗ 10.000.000đ.

2. Tốc độ “đốt tiền” nhanh hơn tốc độ thu tiền

Một trong những rủi ro lớn nhất của việc mở rộng nóng là sự gia tăng đột biến của Định phí (Fixed Costs).

Khi mở rộng, bạn buộc phải thuê văn phòng lớn hơn, tuyển thêm quản lý cấp trung, mua phần mềm xịn hơn. Dòng tiền chi ra cho các khoản này là ngay lập tức. Tuy nhiên, doanh thu từ việc mở rộng thường có độ trễ (Lag time).

Trong quản trị tài chính, hiện tượng này gọi là Cash Crunch (Cạn kiệt tiền mặt). Bạn phải trả lương cho 100 nhân viên mới vào ngày 30 hàng tháng, nhưng khách hàng mới lại thanh toán công nợ vào tận tháng sau. Khoảng trống dòng tiền này sẽ giết chết doanh nghiệp dù doanh số báo cáo đang tăng vùn vụt.

Bài học: Đừng mở rộng nếu quỹ dự phòng tài chính của bạn chưa đủ sức gánh vác bộ máy mới trong ít nhất 6 tháng mà không có doanh thu. Để hiểu rõ hơn điều này bạn hãy đọc thêm bài viết “Runway là gì? Bí mật “Đường băng sinh mệnh” quyết định sự sống còn của Startup” nhé!

3. Hiệu ứng “Thùng nước thủng” (Customer Churn)

Hãy tưởng tượng doanh nghiệp của bạn là một cái thùng đựng nước.

• Nước chảy vào: Là khách hàng mới (Do Marketing mang lại).

• Nước chảy ra: Là khách hàng rời bỏ (Do sản phẩm lỗi, dịch vụ kém).

Nếu quy trình vận hành và sản phẩm chưa được tối ưu (cái thùng bị thủng), việc bạn dốc toàn lực mở rộng quy mô (xả vòi nước cực mạnh vào thùng) là vô nghĩa.

Dưới góc độ quản trị tài chính, điều này là cực kỳ lãng phí. Chi phí để có một khách hàng mới (CAC) ngày càng đắt đỏ. Nếu bạn không giữ chân được họ vì quy trình phục vụ lộn xộn, bạn đang ném tiền qua cửa sổ. Hệ thống quản trị, chăm sóc khách hàng khi có 10 khách hoàn toàn khác với khi có 1.000 khách. Nếu chưa tối ưu quy trình cũ, hệ thống mới sẽ sụp đổ dưới sức nặng của chính nó.

4. Khó sửa chữa lỗi hệ thống (Systemic Error)

Khi công ty còn nhỏ (dưới 10 người), việc thay đổi một quy trình sai hay sửa một văn hóa làm việc độc hại rất dễ dàng. CEO chỉ cần họp 15 phút là xong.

Nhưng khi đã mở rộng lên 100 nhân sự, một lỗi sai trong quy trình sẽ trở thành “văn hóa”. Việc thay đổi lúc này tốn kém khủng khiếp cả về tiền bạc và thời gian đào tạo lại. Quản trị tài chính hiệu quả đòi hỏi sự tinh gọn. Việc sửa sai trên quy mô lớn chính là kẻ thù của sự tinh gọn và lợi nhuận.

Để tránh đi vào vết xe đổ của 74% startup thất bại, các chuyên gia quản trị tài chính khuyên bạn nên tuân thủ lộ trình: TỐI ƯU trước – MỞ RỘNG sau.

Hãy chắc chắn bạn đã hoàn thành các bước sau trước khi ký bút đi vay vốn mở rộng:

1. Tối ưu Unit Economics: Đảm bảo bán 1 sản phẩm phải có lãi gộp thực dương (sau khi trừ hết chi phí ẩn).

2. Tối ưu Tỷ lệ chuyển đổi: Đừng kéo 10.000 khách vào website nếu tỷ lệ chốt đơn vẫn lẹt đẹt 0.5%. Hãy tối ưu nó lên 2-3% trước.

3. Tối ưu Hệu suất nhân sự: Xây dựng quy trình để 1 nhân viên có thể làm việc bằng 1.5 người nhờ công cụ hỗ trợ, thay vì cứ việc nhiều là tuyển thêm người.

Kết luận

Mở rộng quy mô là đích đến, nhưng tối ưu hóa là đôi chân để đi được đến cái đích đó. Một ngôi nhà muốn xây cao (Scale) thì móng phải cực kỳ vững chắc (Optimize). Đừng để áp lực tăng trưởng khiến bạn bỏ qua các nguyên tắc cốt lõi của quản trị tài chính. Hãy nhớ: “Chậm mà chắc, tối ưu để bứt phá”.

Doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn nào? Cần tối ưu hay đã sẵn sàng mở rộng? Hãy liên hệ với CFC Vietnam để được các chuyên gia tài chính “bắt mạch” và đưa ra lộ trình phù hợp nhất. Hoặc đăng ký tham gia ngay khoá học “Quản trị tài chính doanh nghiệp toàn diện” được CFC tổ chức định kỳ cho các nhà khởi nghiệp, giám đốc vận hành, giám đốc tài chính, kế toán trưởng trên toàn quốc!

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN TRỊ & TÀI CHÍNH VIỆT NAM

Trụ sở chính: Lô 02 C4/NO, Khu đô thị Nam Trung Yên, Phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội, Việt Nam

Hotline: 0823.71.3456

Email: tuvantaichinh@cfcvietnam.vn