Theo một nghiên cứu của Small Business Administration (SBA) tại Hoa Kỳ, khoảng 82% các doanh nghiệp khởi nghiệp thất bại do thiếu kế hoạch tài chính rõ ràng. Công ty xếp hạng tín dụng hàng đầu Dun & Bradstreet cũng chỉ ra rằng, hơn 90% các doanh nghiệp phá sản là do không đủ khả năng thanh toán nợ. Một điều rõ ràng có thể nhận thấy ở đây là mọi vấn đề khiến hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp đặt dấu chấm hết đều liên quan đến việc quản lý tài chính.
Nhằm giúp các tổ chức tránh các bẫy tài chính, CFC Vietnam đã tổng hợp 10 sai lầm phổ biến khi lên kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Hãy tham khảo để con đường khởi nghiệp được diễn ra suôn sẻ và thành công nhé!
1. Thiếu kế hoạch dài hạn
Trong quá trình kinh doanh, các doanh nghiệp mới thường mắc phải một lỗi là quá tập trung vào việc xử lý những khủng hoảng tức thời hay những vấn đề phát sinh mỗi ngày. Thực tế cho thấy, việc đưa ra định hướng quá ngắn hạn sẽ khiến doanh nghiệp không dành đủ thời gian lập kế hoạch cho những gì cần thực hiện cho sự phát triển lâu dài.
Ngoài ra, việc thiếu bản kế hoạch tài chính dài hạn còn khiến cho doanh nghiệp gặp phải tình trạng bối rối, hoang mang mỗi khi gặp phải sự biến động hay những rủi ro xảy ra trong tương lai chẳng hạn như thay đổi về thị trường, các chính sách cạnh tranh,… Bởi thiếu tầm nhìn xa nên doanh nghiệp không có kế hoạch dự phòng để đối mặt với những thay đổi này, dẫn đến khả năng thất bại khi không thể thích nghi và tận dụng cơ hội mới.
Kế hoạch tài chính luôn bao gồm các mục tiêu dài hạn cũng những chiến lược cụ thể để đạt mục tiêu này. Hay nói cách khác, trọng tâm của kế hoạch tài chính luôn hướng đến tương lai. Một kế hoạch tài chính dài hạn được lập một cách chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp nhận định rõ ràng về những trọng tâm cần hướng đến cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Thêm nữa, bản kế hoạch đó còn cho thấy rõ những khoản đầu tư cần thiết để doanh nghiệp ưu tiên nhằm duy trì khả năng tăng trưởng vững vàng của tổ chức, cũng như chuẩn bị đủ các tư chất để cạnh tranh với các đối thủ khác. Chính vì thế, doanh nghiệp phải luôn đặt ra một bản kế hoạch tài chính dài hạn để có thể cải thiện liên tục hiệu suất kinh doanh và tình hình vận hành, từ đó đưa tổ chức đi xa hơn và gặt hái được những thành tựu vượt bậc.
Cần lập kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn
2. Không đưa ra mục tiêu tài chính cụ thể và rõ ràng
Một lỗi phổ biến trong việc lập kế hoạch tài chính chính là nhiều doanh nghiệp thường đặt kỳ vọng lớn về doanh thu mà không xác định rõ mục tiêu cho từng giai đoạn. Nếu doanh nghiệp không cụ thể hóa từng bước thực hiện cũng như có những chỉ số đo lường cụ thể thì kế hoạch được lập ra sẽ không bao giờ thành công. Bởi vì doanh nghiệp sẽ không biết phải lúc đầu cần làm gì, tiếp theo phải làm gì. Hoặc làm như thế này liệu có đúng không hay phải thực hiện như thế kia.
Các số liệu thống kê chỉ ra rằng hơn một nửa số startup không thể tồn tại sau năm đầu tiên do không đặt mục tiêu tài chính chính xác và không đưa chi phí bán hàng làm yếu tố đối chiếu với doanh thu. Nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị lệ thuộc và mắc kẹt trong “bẫy nợ” từ các khoản tín dụng và sai lầm trong việc kiểm soát tài chính dẫn đến sự thất bại đáng tiếc.
Chính vì thế, ngay từ những ngày đầu hoạt động, doanh nghiệp phải luôn đưa ra một mục tiêu tài chính cụ thể và rõ ràng nhằm xác định nguồn lực tài chính cần thiết, quản lý lưu chuyển tiền mặt, quyết định về đầu tư và chi tiêu. Ngoài ra, một mục tiêu tài chính rõ ràng còn giúp doanh nghiệp luôn hoạt động theo phương hướng đề sẵn, từ đó biết cách tận dụng các cơ hội cũng như sẵn sàng đối mặt với những rủi ro phía trước.
Mỗi khi lập kế hoạch tài chính, doanh nghiệp phải nhớ tuân thủ theo quy tắc SMART.
S – Specific: Tính cụ thể
M – Measurable: Tính đo lường
A – Achievable: Có thể đạt được
R – Realistic: Thực tế
T – Time bound: Thời gian chính xác
3. Không đánh giá rủi ro khi nhận dự án hoặc làm việc với khách hàng
Có thể nhiều doanh nghiệp không nhận ra nhưng việc không đánh giá rủi ro khi nhận dự án hoặc làm việc với khách hàng lại chính là một trong những sai lầm trong quá trình lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp và ảnh hưởng đến tình hình phát triển của tổ chức.
Đánh giá khách hàng là một yếu tố quan trọng trong việc xác định rủi ro tài chính. Bởi vì nếu không có thông tin đầy đủ về khách hàng, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định không chính xác về khả năng thanh toán và khả năng tiếp tục hợp tác trong tương lai. Điều này đôi khi dẫn đến việc tiếp nhận các dự án không có khả năng sinh lời hoặc không tương xứng với nguồn lực mà doanh nghiệp phải đảm nhận.
Bên cạnh đó, mỗi dự án hoặc giao dịch kinh doanh đều có các rủi ro đi kèm. Việc không xác định và đánh giá rủi ro sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính trong tương lai. Các rủi ro có thể bao gồm mất mát tài sản, không thể thu hồi công nợ, phá sản của khách hàng hoặc thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Ngoài ra, nếu không có quy định rõ ràng về quá trình thu tiền từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thu hồi các khoản nợ và gây ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền. Điều này nếu diễn ra thường xuyên sẽ dẫn đến tình trạng thiếu vốn, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán nợ cũng như gây trì trệ trong hoạt động kinh doanh.
Cần đánh giá mức độ rủi ro từng dự án khi lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp
4. “Rót” vốn sai cách trong lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp
Đối với mọi doanh nghiệp, nguồn vốn là “mạch máu” để duy trì sự sống. Khi mới bắt đầu kinh doanh, nhiều doanh nghiệp thường chi mạnh tiền vào nhà xưởng, thuê văn phòng lâu dài, mua máy móc và trang thiết bị.
Tuy nhiên, nguồn vốn của các doanh nghiệp mới khởi nghiệp thường hạn chế. Sau khi đầu tư vào những khoản chi phí “chết” này, các doanh nghiệp không còn đủ vốn để đầu tư vào việc sản xuất sản phẩm/ dịch vụ.
Trong khi đó, khách hàng thường yêu cầu giao hàng trước mới thanh toán, và có nhiều trường hợp khách hàng cần sử dụng thử sản phẩm một thời gian trước khi thanh toán. Trong tình huống này, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc xoay vốn để duy trì quá trình sản xuất.
Vì vậy, khi bắt đầu khởi nghiệp, các doanh nghiệp nên tập trung nhiều hơn vào việc đầu tư vào sản xuất sản phẩm/dịch vụ, giảm thiểu các chi phí không cần thiết như chi phí văn phòng, trả trước, và giảm chi phí mua tài sản cố định bằng cách sử dụng dịch vụ thuê tài chính bởi vì có nhiều máy móc chỉ phục vụ cho một số nhu cầu cụ thể.
Ví dụ, đối với doanh nghiệp sản xuất sạc dự phòng cho xe máy thì chỉ nên tập trung đầu tư vào sản xuất sản phẩm, không nên chi tiêu quá nhiều tiền cho việc thuê nhà, thuê xưởng, trả trước, để rồi rơi vào tình trạng khan hiếm vốn.
5. Không dự đoán được sự thay đổi thị trường
Một trong những sai lầm khác trong việc lên kế hoạch tài chính doanh nghiệp là không dự đoán được sự thay đổi trong thị trường. Điều này có thể được lý giải bởi những yếu tố sau:
– Thiếu nắm bắt thông tin thị trường: Khi lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần dựa trên thông tin thị trường hiện tại và dự đoán sự thay đổi trong tương lai. Tuy nhiên, nếu không nắm bắt được thông tin thị trường hoặc không theo dõi các xu hướng, sự thay đổi của tình hình cạnh tranh và sự biến động trong ngành, doanh nghiệp sẽ không thể đưa ra dự báo chính xác và thiếu khả năng thích nghi với sự thay đổi trong thị trường.
– Không đánh giá rủi ro: Thị trường luôn có các yếu tố rủi ro như biến động giá cả, thay đổi về chính sách, sự biến đổi công nghệ và thay đổi nhu cầu của khách hàng. Nếu không đánh giá và tính toán rủi ro trong kế hoạch tài chính doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ không chuẩn bị được cho những tình huống xấu có thể xay ra và không thể đảm bảo sự bền vững trong hoạt động kinh doanh.
– Thiếu khả năng thích nghi: Môi trường kinh doanh thường thay đổi nhanh chóng và không đoán trước được. Nếu doanh nghiệp không dự đoán được sự thay đổi thị trường, họ sẽ thiếu khả năng thích nghi và thích ứng với những tình huống mới. Điều này sẽ khiến cho kế hoạch tài chính doanh nghiệp trở nên không còn phù hợp và doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cạnh tranh với các đối thủ trong ngành.
– Thiếu khả năng tận dụng cơ hội mới: Thay đổi thị trường cũng mang lại những cơ hội mới. Nếu doanh nghiệp không dự đoán được sự thay đổi này, tổ chức đó sẽ bỏ qua cơ hội để mở rộng hoặc phát triển sản phẩm và dịch vụ mới. Điều này dẫn đến mất cơ hội cạnh tranh và tiềm năng tăng trưởng.
Tóm lại, không dự đoán được sự thay đổi trong thị trường là một sai lầm nghiêm trọng trong việc lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Chính vì thế, trong quá trình xây dựng kế hoạch tài chính doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp phải luôn luôn nắm bắt và dự đoán xu hướng trong thị trường để có những chiến lược phát triển phù hợp, hiệu quả nhất.
Luôn nắm rõ biến động thị trường để lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp hiệu quả
6. Quản lý thuế không đúng cách
Một thực tế mà bạn thường bỏ qua đó là số dư tài chính cuối ngày có thể vượt quá số tiền thực tế mà doanh nghiệp bạn đang có. Bởi trong đó còn tồn tại các khoản thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và các loại thuế khác. Do đó, khi tính toán số dư tài chính của doanh nghiệp, hãy linh hoạt trừ những khoản này ra. Nếu không, doanh nghiệp bạn sẽ gặp những rủi ro về tài chính trong kế hoạch kinh doanh tương lai và đôi khi sẽ phải đối mặt với những chi phí mà doanh nghiệp không thể thanh toán được.
Ngoài ra, doanh nghiệp bạn cũng cần đảm bảo đóng đủ và đúng hạn các khoản thuế theo quy định của Nhà nước. Bởi nếu doanh nghiệp của bạn là công ty cổ phần hoặc trách nhiệm hữu hạn, các cơ quan thuế có thẩm quyền có thể áp phạt công ty vì việc nộp thuế chậm trễ. Thậm chí, mặc dù doanh nghiệp của bạn đang tiến gần đến tình trạng phá sản, bạn vẫn sẽ nằm trong danh sách các đối tượng có nghĩa vụ phải nộp thuế.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần ước tính mức thuế sẽ đóng trong những năm tiếp theo để có sự chuẩn bị cũng như điều chỉnh sao cho phù hợp. Các mức thuế sẽ khác nhau phụ thuộc vào chính sách cùng kế hoạch của Bộ Tài Chính được ban hành mỗi năm, hoặc mỗi thời kỳ.
7. Không đưa ra kế hoạch dự trữ tiền
Trong quá trình kinh doanh, đôi khi sẽ xảy ra những trở ngại mà doanh nghiệp của bạn không thể lường trước được. Các chi phí vượt quá dự tính cùng với sự thiếu hụt tài chính là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự sụp đổ của công ty. Vì vậy, một trong những điều cần thiết là doanh nghiệp phải luôn có một quỹ dự phòng sẵn sàng.
Quỹ dự phòng giúp duy trì hoạt động kinh doanh trong những thời điểm khó khăn hay giúp doanh nghiệp trụ vững nếu buộc phải chi trả những khoản chi phí bất ngờ. Chính vì thế, để giúp doanh nghiệp có thể tồn tại dù cho tình huống xấu nhất xảy ra, hãy cố gắng dự trữ một số tiền tương đương ba tháng chi phí của công ty.
Luôn phải có kế hoạch tài chính dự phòng
8. Quá lạm dụng vốn vay khi lên kế hoạch tài chính Doanh nghiệp
Nhiều chủ doanh nghiệp thường dựa dẫm vào các khoản vay để tồn tại trong giai đoạn đầu của kinh doanh. Thế nhưng một khi quá lạm dụng, việc vay vốn sẽ không còn là câu chuyện xảy ra trong giai đoạn đầu, mà nó sẽ kéo dài triền miên cho các giai đoạn tiếp theo. Và việc thường xuyên sử dụng khoản vay và không thể trả nợ những khoản tiền cũ sẽ khiến doanh nghiệp ngày càng lún sâu vào tình trạng nợ nần chồng chất. Bởi vay tín dụng thường có lãi suất cao, phải người vay buộc phải trả phí hàng năm.
Việc chịu nhiều nợ và phải trả lãi suất cao sẽ gây áp lực tài chính, khiến doanh nghiệp không có đủ tài nguyên để đầu tư vào việc nghiên cứu và phát triển, mở rộng quy mô hoặc tiếp cận các cơ hội mới. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh và tăng trưởng của doanh nghiệp trong thời gian dài.
Thậm chí, nếu có sự thay đổi trong thị trường tín dụng hoặc doanh nghiệp mất khả năng vay, sẽ khiến tổ chức đó gặp nhiều khó khăn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh cũng như đối mặt với rủi ro tài chính lớn. Do đó, doanh nghiệp cần có một kế hoạch vay vốn hợp lý hay một mục tiêu rõ ràng để không mắc phải tình trạng “lãi mẹ đẻ lãi con”, dần dà sẽ dẫn đến phá sản.
9. Không thu hút được nhà đầu tư
Một bản kế hoạch tài chính doanh nghiệp thất bại là thiếu đi sự chỉn chu và không thu hút được nhà đầu tư. Bởi sẽ không có một cổ đông nào, bất kể người có tính cách mạo hiểm, dám đầu tư tiền bạc vào một doanh nghiệp không có định hướng, lộ trình phát triển cụ thể và đặc biệt là không có một bản kế hoạch tài chính rõ ràng, chính xác. Vì kế hoạch tài chính sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan nhất về tình hình tài chính hiện tại và tiềm năng trong tương lai của một tổ chức, nó cho phép cổ đông nhìn nhận và đánh giá về khả năng phát triển và sinh lãi của nhà hàng. Do đó, nếu nó được thiết kế một cách sơ sài, thiếu khoa học, doanh nghiệp bạn sẽ đánh mất cơ hội được rót vốn từ những nhà đầu tư tiềm năng.
Bên cạnh đó, nếu chủ doanh nghiệp không kêu gọi đầu tư và xin vốn từ các cổ đông mà muốn tìm nguồn tài trợ riêng từ các quỹ khởi nghiệp hoặc vay ngân hàng, thì bản kế hoạch tài chính cũng là một tài liệu không thể thiếu trong hồ sơ thẩm định. Nếu thiếu kế hoạch tài chính hoặc chỉ có một kế hoạch tài chính hời hợt, rất khó để có thể vay một số tiền lớn từ ngân hàng, quỹ tín dụng hoặc xin được nguồn vốn đáng kể từ các quỹ tài trợ.
10. Không có phương án theo dõi hay kiểm soát dòng tiền
Việc không có phương án theo dõi và kiểm soát dòng tiền là một sai lầm phổ biến không chỉ đối với các doanh nghiệp mới khởi nghiệp mà cả với những doanh nghiệp đã hoạt động lâu dài. Nhiều doanh nghiệp không đánh giá đúng sự quan trọng của việc kiểm soát dòng tiền nên chỉ tập trung quản lý chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Điển hình là việc một số công ty bị phá sản dù báo cáo kinh doanh luôn ghi nhận lợi nhuận.
Vì vậy, quan trọng là xây dựng một hệ thống kế toán chặt chẽ và khoa học. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng quản lý và kiểm soát dòng tiền trong doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng sẽ cung cấp những dự báo chính xác để hỗ trợ quyết định chiến lược trong tương lai.
Luôn theo dõi và kiểm soát dòng tiền
Lên kế hoạch tài chính doanh nghiệp là một việc quan trọng và cần được thực hiện nghiêm túc, kỹ lưỡng với những tính toán tỉ mỉ. Việc quản lý tài chính càng hiệu quả sẽ càng giúp doanh nghiệp dần khẳng định vị thế trên thị trường và phát triển bền vững trong tương lai. Nếu có nhu cầu thuê ngoài giám đốc tài chính, doanh nghiệp hãy liên hệ CFC Vietnam nhé. Với sự tận tâm với khách hàng cùng kiến thức chuyên môn vững chắc, đội ngũ CFC Vietnam sẽ đưa ra những giải pháp quản trị tài chính hiệu quả và tối ưu nhất giúp khách hàng phát triển bền vững!
