Việc setup một team tài chính cho SME thực sự là một bài toán cân não để trả lời câu hỏi: “Làm sao để bộ máy đủ chức năng mà không tốn quá nhiều chi phí lương?” 

Lời khuyên từ các chuyên gia CFC Vietnam đó là đừng cố gắng bắt chước mô hình của các tập đoàn lớn, đối với SME điều các bạn cần là một giải pháp tinh gọn và hiệu quả nhanh. Dưới đây là lộ trình setup thực chiến cho SME

1. Tư duy cốt lõi: Tam giác phân quyền

Trong quản trị tài chính doanh nghiệp , để tránh gian lận và đảm bảo hiệu quả, bạn phải tách biệt 3 chức năng này (dù team chỉ có 2 người thì vai trò cũng phải tách bạch):

1. Người Ghi chép (Accountant): Ghi lại sổ sách, làm báo cáo.
2. Người Giữ tiền (Thủ quỹ): Cầm tiền mặt, giữ token ngân hàng, thực hiện lệnh chi.
3. Người Quyết định (CFO): Lập kế hoạch, duyệt chi, phân tích số liệu (Thường là CEO/Chủ doanh nghiệp kiêm nhiệm ở giai đoạn đầu).

Nguyên tắc vàng: Người Ghi sổ không được là người Giữ tiền. (Kế toán và Thủ quỹ tuyệt đối không thể là một người nếu không sẽ rất dễ phát sinh tình huống rủi ro cho doanh nghiệp) 

2. Sơ đồ nhân sự tối ưu cho SME theo từng giai đoạn

Giai đoạn 1: Doanh thu dưới 1 tỷ/tháng (Team 1.5 người)

Ở giai đoạn này, chưa cần bộ máy cồng kềnh.

• Vị trí 1: Kế toán Tổng hợp (Full-time).
  • Nhiệm vụ: Theo dõi thu chi nội bộ, công nợ, xuất hóa đơn, làm việc với bên dịch vụ thuế.
  • Yêu cầu: Trung thực, cẩn thận.
• Vị trí 2: Kế toán Thuế (Thuê ngoài/Dịch vụ).
  • Nhiệm vụ: Báo cáo thuế hàng quý/năm để tiết kiệm chi phí lương và bảo hiểm.
• Vị trí 3: Thủ quỹ (Kiêm nhiệm).
  • Ai làm? Có thể là người nhà tin cậy hoặc bộ phận hành chính, hoặc chính chủ doanh nghiệp giữ token ngân hàng.

Giai đoạn 2: Doanh thu 2 – 10 tỷ/tháng (Team 3-4 người)

Lúc này khối lượng giao dịch lớn, rủi ro thất thoát cao. Cần chuyên môn hóa.

• 1. Kế toán trưởng (Chief Accountant): Kiểm soát chung, đảm bảo số liệu chính xác, tối ưu thuế.
• 2. Kế toán viên (Thanh toán + Công nợ): Chuyên đi đòi nợ và soạn lệnh chi.
• 3. Thủ quỹ (Độc lập): Chỉ lo việc thu/chi tiền mặt và ngân hàng theo lệnh đã duyệt.
• 4. Giám đốc Tài chính (CFO thuê ngoài/Part-time): SME hiếm khi đủ tiền thuê CFO xịn (vì lương cho một CFO xịn sẽ rơi vào vài nghìn $). Giải pháp là thuê chuyên gia tư vấn tài chính họp 1 tháng/lần và giám sát thường xuyên để soát xét báo cáo và tư vấn chiến lược dòng tiền.

3. Quy trình vận hành (Workflow)

Để team tài chính hoạt động trơn chu thì CEO cần thiết lập 3 quy trình “sống còn” sau:

Quy trình 1: Phê duyệt chi (Payment Approval)

• Bước 1: Nhân viên đề xuất (Marketing, Mua hàng…).
• Bước 2: Kế toán kiểm tra chứng từ (Hóa đơn có hợp lệ không? Có trong ngân sách không?).
• Bước 3: CEO/Chủ doanh nghiệp duyệt (Ký hoặc duyệt trên phần mềm).
• Bước 4: Thủ quỹ chi tiền.

Quy trình 2: Đối soát doanh thu (Reconciliation)

• Đặc biệt quan trọng với bán lẻ. Kế toán phải đối chiếu tiền về ngân hàng so với phần mềm bán hàng mỗi ngày hoặc mỗi tuần.

Quy trình 3: Báo cáo quản trị (Reporting)

• Yêu cầu team nộp báo cáo vào ngày mùng 5 hàng tháng.
• Format báo cáo phải do BẠN quy định (đơn giản, dễ hiểu), đừng để kế toán gửi nguyên bảng cân đối phát sinh dày đặc số liệu.

Kết luận

Tóm lại, quản trị tài chính hiệu quả cho SME không nằm ở việc tuyển đông nhân sự, mà ở tư duy tổ chức tinh gọn và đúng quy trình. Bằng cách áp dụng mô hình “Kiềng 3 chân” và tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc tách biệt dòng tiền – sổ sách, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát “sức khỏe” công ty mà vẫn tối ưu chi phí. Đừng đợi đến khi “mất bò mới lo làm chuồng”, hãy bắt tay thiết lập hệ thống ngay từ giai đoạn đầu thật chỉn chu bởi một bộ máy tài chính minh bạch chính là nền móng vững chắc nhất để doanh nghiệp vươn mình ra biển lớn.

Đăng ký tham gia ngay khoá học:”Quản trị tài chính toàn diện” của CFC Vietnam để trang bị tư duy quản trị tài chính SME bài bản và tối ưu nhất.

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN TRỊ & TÀI CHÍNH VIỆT NAM 

Trụ sở chính: Lô 02 C4/NO, Khu đô thị Nam Trung Yên, Phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội, Việt Nam

Hotline: 0823.71.3456

Email: tuvantaichinh@cfcvietnam.vn