Nên bắt đầu Quản trị tài chính từ đâu khi doanh nghiệp đang trong “Mớ Bòng Bong”?

Bạn là chủ doanh nghiệp và đang cảm thấy kiệt sức? Doanh thu có vẻ cao nhưng tiền mặt trong két lại rỗng? Các khoản nợ nhà cung cấp đến hạn nhưng không biết lấy nguồn nào để trả? Nhân sự kế toán thay đổi liên tục và số liệu báo cáo luôn “vênh” với thực tế?

Nếu câu trả lời là CÓ, thì doanh nghiệp của bạn đang rơi vào tình trạng “loạn” tài chính. Lúc này, lý thuyết sách vở hàn lâm sẽ không cứu được bạn. Bạn cần một liều thuốc “cấp cứu” thực tế. Bài viết này sẽ vạch ra lộ trình quản trị tài chính bắt đầu từ con số 0 dành cho những doanh nghiệp đang cần tái cấu trúc gấp.

Đọc thêm bài viết: Nghệ thuật biến mỗi đồng vốn thành “Nhân viên xuất sắc” trong Quản trị tài chính

1. Đối diện sự thật: Ngừng ảo tưởng về lợi nhuận trên giấy là bước đầu tiên để quản trị tài chính

Sai lầm lớn nhất của các chủ doanh nghiệp khi hệ thống đang loạn là vẫn chăm chăm nhìn vào Lợi nhuận (Profit). Khi công ty đang “chảy máu”, lợi nhuận kế toán chỉ là con số vô nghĩa.

Bước đầu tiên của quản trị tài chính lúc này không phải là lập kế hoạch 5 năm, mà là đối diện với sự thật trần trụi. Bạn cần chấp nhận rằng hệ thống cũ đã hỏng và phải đập đi xây lại tư duy. Hãy tạm quên bảng P&L (Báo cáo kết quả kinh doanh) đi, thứ bạn cần quan tâm số 1 lúc này là Dòng tiền (Cash Flow).

2. Cấp cứu dòng tiền (Cash Flow) – “Oxy” để thở trong quản trị tài chính

Khi một bệnh nhân vào phòng cấp cứu, bác sĩ sẽ đảm bảo họ thở được trước khi chữa bệnh. Doanh nghiệp cũng vậy. Việc đầu tiên cần làm ngay lập tức là thiết lập Báo cáo dòng tiền trực tiếp

Rà soát toàn bộ tiền mặt hiện có: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng. Đây là “bình oxy” hiện tại của bạn.
Liệt kê các khoản chi bắt buộc trong 7-14 ngày tới: Lương nhân viên, điện nước, trả nợ vay ngân hàng, tiền hàng gấp.
Liệt kê các khoản thu chắc chắn về: Đừng tính những khoản “hứa sẽ trả”. Chỉ tính những khoản có xác suất thu hồi trên 90%.

Hành động: Nếu Dòng thu < Dòng chi, bạn phải cắt giảm chi tiêu ngay lập tức hoặc tìm nguồn vốn ngắn hạn. Mục tiêu là doanh nghiệp phải “sống sót” qua tuần này và tháng này.

3. “Soi kính hiển vi” vào các khoản nợ và tài sản

Sự hỗn loạn thường đến từ việc không biết mình đang nợ ai bao nhiêu và ai đang nợ mình bao nhiêu. Quy trình quản trị tài chính lúc này đòi hỏi sự minh bạch hóa:

Đối với công nợ phải thu (Receivables)

Hãy in ra danh sách tất cả khách hàng đang nợ tiền. Phân loại theo tuổi nợ:

Nhóm nợ xanh: Trong hạn, có khả năng thu.
Nhóm nợ vàng: Quá hạn 1-3 tháng, cần thúc giục mạnh.
Nhóm nợ đỏ: Quá hạn lâu, khó đòi.
Hành động: Dồn toàn lực nhân sự để thu hồi nợ nhóm Vàng và Đỏ. Chấp nhận chiết khấu (giảm giá) nếu khách chịu trả tiền ngay. Tiền về túi lúc này quý hơn vàng.

Đối với công nợ phải trả (Payables)

Đừng trốn tránh chủ nợ. Hãy phân loại nhà cung cấp:

Nhóm chiến lược: Không trả họ sẽ cắt hàng => Phải ưu tiên trả.
Nhóm có thể đàm phán: Xin giãn nợ, chia nhỏ khoản thanh toán.
Hành động: Sự chân thành là chìa khóa. Hãy đưa ra một lộ trình trả nợ khả thi thay vì im lặng.

4. Cắt bỏ “Khối u” chi phí (Cost Cutting)

Khi công ty đang loạn, rất nhiều chi phí lãng phí bị ẩn giấu dưới danh nghĩa “chi phí vận hành”. Quản trị tài chính hiệu quả là nghệ thuật cắt giảm thông minh: cắt mỡ thừa, không cắt vào cơ bắp.

Hãy rà soát từng dòng chi phí (Line Items) trong 3 tháng gần nhất:

Chi phí cố định (Định phí): Tiền thuê văn phòng quá rộng? Phần mềm mua nhưng không dùng? Nhân sự dư thừa? => Mạnh dạn cắt bỏ.
Chi phí biến đổi (Biến phí): Giá vốn hàng bán có đang tăng phi mã? Chi phí tiếp khách, marketing có mang lại doanh thu thực tế không?
Nguyên tắc: Mọi khoản chi lúc này phải trả lời được câu hỏi: “Nếu không chi khoản này, công ty có chết vào ngày mai không?” Nếu không, hãy tạm dừng hoặc cắt giảm.

5. Thiết lập kỷ luật tài chính (Hệ thống phòng thủ)

Sau khi đã sơ cứu (ổn định dòng tiền) và phẫu thuật (cắt giảm chi phí), bạn cần một chế độ “dinh dưỡng” để không tái phát bệnh. Đây là lúc thiết lập quy trình quản trị tài chính bài bản nhưng đơn giản hóa:

Quy tắc “Tiền ai nấy giữ”: Tách bạch hoàn toàn tài chính cá nhân của chủ doanh nghiệp và tài chính công ty. Tuyệt đối không dùng tiền hàng để đi chợ hay mua sắm cá nhân.
Quy trình phê duyệt chi: Mọi khoản chi trên một hạn mức nhất định (ví dụ: 1 triệu đồng) đều phải có chữ ký duyệt của CEO hoặc CFO. Chấm dứt tình trạng chi tiền tùy tiện.
Họp tài chính hàng tuần: Đừng đợi cuối tháng hay cuối năm. Khi công ty đang yếu, hãy họp review dòng tiền vào thứ 2 hàng tuần để có kế hoạch ứng biến kịp thời.

Kết luận:

Hãy biến khủng hoảng thành cơ hội tái sinh! Quản trị tài chính khi doanh nghiệp đang hỗn loạn là một quá trình đau đớn. Nó đòi hỏi người chủ phải gạt bỏ cái tôi, chấp nhận sai lầm và quyết liệt trong từng quyết định cắt giảm. Tuy nhiên, sự hỗn loạn chính là tín hiệu cho thấy mô hình cũ đã lỗi thời. Nếu bạn có thể dọn dẹp sạch sẽ “mớ bòng bong” này, thiết lập lại trật tự dòng tiền và chi phí, doanh nghiệp của bạn không chỉ hồi sinh mà còn sở hữu một “hệ miễn dịch” tài chính mạnh mẽ hơn bao giờ hết.

Hãy bắt đầu từ việc nhỏ nhất: Mở sổ ra và kiểm tra xem hôm nay bạn còn bao nhiêu tiền mặt và đăng ký tham gia khoá học khoá học “Quản trị tài chính doanh nghiệp toàn diện” của CFC Vietnam để làm chủ kiến thức quản trị tài chính cho doanh nghiệp.

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN TRỊ & TÀI CHÍNH VIỆT NAM

Trụ sở chính: Lô 02 C4/NO, Khu đô thị Nam Trung Yên, Phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội, Việt Nam

Hotline: 0823.71.3456

Email: tuvantaichinh@cfcvietnam.vn