Nghệ thuật phân bổ ngân sách “đúng người – đúng việc – đúng thời điểm” trong Quản trị tài chính

Trong quản trị tài chính doanh nghiệp, ngân sách không bao giờ là vô hạn. Một trong những bài toán đau đầu nhất của các CEO đó là làm sao chia cái bánh ngân sách cho tât cả dự án đang chạy cùng lúc mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả?

Nếu chia đều, bạn sẽ rơi vào cái bẫy “đầu voi đuôi chuột” và cuối cùng dự án nào cũng đói vốn, sống lay lắt và không cái nào bứt phá. Còn nếu dồn tất tay vào một dự án, bạn đang đánh cược sự tồn vong của công ty một cách quá mạo hiểm.

Vậy đâu là công thức phân bổ tối ưu nhất cho doanh nghiệp? Hãy cùng đi sâu vào tư duy phân bổ ngân sách trong quản trị tài chính hiện đại để biến việc tiêu tiền thành khoản đầu tư sinh lời.

→ ĐỌc thêm bài viết: 3 Bẫy tâm lý khiến CEO thông minh đưa ra quyết định sai lầm trong Quản trị tài chính

1. Đừng mắc phải tư duy “Chia tiền” (Cost Allocation) trong quản trị tài chính

Sai lầm sơ đẳng nhất trong quản trị tài chính dự án là xem ngân sách như một khoản chi phí cần phải “phát chẩn” cho các phòng ban.

Hãy thay đổi tư duy: Ngân sách là nguồn lực đầu tư. Trước khi rót dù chỉ 1 đồng, Giám đốc tài chính (CFO) phải đặt lên bàn cân chỉ số ROI (Return on Investment – Tỷ suất hoàn vốn) dự kiến.

• Dự án A xin 1 tỷ, dự kiến mang về 1.5 tỷ (ROI 50%).

• Dự án B xin 500 triệu, dự kiến mang về 2 tỷ (ROI 300%).

Trong quản trị tài chính, dòng tiền thông minh sẽ tự động chảy về nơi có hiệu suất sinh lời cao nhất (Dự án B), chứ không chảy về nơi “kêu to nhất” hay phòng ban đông nhân sự nhất.

→ Đọc thêm bài viết: Quản trị tài chính chuyên sâu: Giải mã “Dòng tiền” dưới con mắt của một CFO thực chiến

2. Quy tắc vàng 70-20-10 trong phân bổ ngân sách

Để đảm bảo sự cân bằng giữa “sống sót hôm nay” và “phát triển ngày mai”, nhiều tập đoàn lớn áp dụng mô hình phân bổ 70-20-10. Đây là kim chỉ nam cho quản trị tài chính danh mục dự án:

70% Ngân sách: Dành cho các dự án Cốt lõi (Core Business)

Đây là những dự án “Bò sữa” (Cash Cows) – những hoạt động đang trực tiếp tạo ra doanh thu và lợi nhuận nuôi sống công ty hàng ngày.

• Mục tiêu: Duy trì sự ổn định, tối ưu hóa quy trình, giữ chân khách hàng cũ.

• Rủi ro: Thấp.

20% Ngân sách: Dành cho các dự án Mở rộng (Growth)

Dành cho việc nâng cấp sản phẩm hiện có hoặc mở rộng sang thị trường lân cận.

• Mục tiêu: Tăng trưởng thị phần, đón đầu xu hướng mới.

• Rủi ro: Trung bình.

10% Ngân sách: Dành cho các dự án Đổi mới sáng tạo (Innovation/R&D)

Đây là các dự án “Moonshot” – những ý tưởng táo bạo, thử nghiệm công nghệ mới. Trong quản trị tài chính, khoản này được xác định là “dám chơi dám chịu”. Có thể mất trắng 10% này, nhưng nếu thắng, nó sẽ tạo ra bước ngoặt giúp công ty đi trước đối thủ 5 năm.

Lưu ý: Tỷ lệ này có thể linh hoạt điều chỉnh (ví dụ 60-30-10) tùy vào giai đoạn phát triển của doanh nghiệp (Startup sẽ cần dồn nhiều hơn vào Growth).

3. Quy trình 3 bước “rót vốn” chuẩn Quản trị tài chính

Sau khi đã có tỷ lệ phân bổ, làm thế nào để chi tiết hóa con số?

Bước 1: Ước tính chi phí theo phương pháp “Bottom-up” (Từ dưới lên)

Đừng áp đặt con số từ trên trời rơi xuống. Hãy yêu cầu trưởng dự án (Project Manager) liệt kê chi tiết từng hạng mục công việc (WBS – Work Breakdown Structure). Trong quản trị tài chính, sự nguy hiểm nhất nằm ở Chi phí ẩn. Hãy soi kỹ:

• Chi phí nhân sự (không chỉ lương, mà là OT, bảo hiểm, thưởng).

• Chi phí cơ hội (Opportunity Cost).

• Chi phí lạm phát/trượt giá (nếu dự án kéo dài trên 1 năm).

Bước 2: Thiết lập Quỹ dự phòng (Contingency Reserve)

Không có dự án nào chạy đúng 100% kế hoạch. Một nguyên tắc bất di bất dịch trong quản trị tài chính là luôn phải có “vùng đệm”.

• Hãy trích 10% – 15% tổng ngân sách dự án làm Quỹ dự phòng rủi ro.

• Khoản tiền này không được phép tiêu bừa bãi, chỉ được kích hoạt khi có biến cố (thiên tai, giá nguyên liệu tăng đột biến, khủng hoảng truyền thông).

Bước 3: Giải ngân theo mốc (Milestone Funding)

Đừng bao giờ giao “cục tiền” 100% ngay từ đầu. Hãy áp dụng chiến thuật “nhỏ giọt” của các quỹ đầu tư mạo hiểm (Venture Capital).

• Chia dự án thành các giai đoạn (Phase 1, Phase 2, Phase 3).

• Quản trị tài chính chặt chẽ nghĩa là: Chỉ khi dự án hoàn thành KPI của Phase 1 mới được giải ngân tiền cho Phase 2. Nếu Phase 1 thất bại thảm hại, hãy mạnh dạn “cắt lỗ” (Kill the project) để bảo toàn vốn, đừng lãng phí thêm ngân sách cho các giai đoạn sau.

4. Giám sát dòng tiền thực tế (Tracking & Variance Analysis)

Phân bổ xong chưa phải là hết việc. Vai trò của quản trị tài chính là liên tục so sánh giữa: Ngân sách (Budget) vs. Thực tế (Actual).

Nếu chi phí thực tế vượt quá 10% so với ngân sách, đèn báo động phải bật sáng. Bạn cần tìm hiểu nguyên nhân:

• Do giá cả thị trường tăng?

• Do quản lý lỏng lẻo gây thất thoát?

• Hay do ước tính ban đầu sai?

Hãy sử dụng phương pháp Dự báo cuốn chiếu (Rolling Forecast). Thay vì bám chết vào ngân sách lập từ đầu năm (vốn đã lỗi thời), hãy cập nhật lại ngân sách hàng quý dựa trên tình hình thực tế mới nhất.

Kết luận

Phân bổ ngân sách dự án không phải là việc chia miếng bánh cho đều, mà là việc phán đoán xem “tưới nước vào cái cây nào” sẽ ra quả ngọt nhất.

Một hệ thống quản trị tài chính xuất sắc là hệ thống biết cách nói “KHÔNG” với những dự án kém hiệu quả để dồn lực cho những “ngôi sao” thực sự. Hãy nhớ: Tiền thì có hạn, nhưng cơ hội tiêu tiền thì vô hạn. Sự khôn ngoan của người lãnh đạo nằm ở chỗ biết đặt đồng tiền vào đúng nơi nó thuộc về.

→ Đăng ký tham gia ngay khoá học “Quản trị tài chính doanh nghiệp toàn diện” của CFC Vietnam để làm chủ kiến thức quản trị tài chính cho doanh nghiệp.

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN TRỊ & TÀI CHÍNH VIỆT NAM

Trụ sở chính: Lô 02 C4/NO, Khu đô thị Nam Trung Yên, Phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội, Việt Nam

Hotline: 0823.71.3456

Email: tuvantaichinh@cfcvietnam.vn