Quản trị tài chính: Nghệ thuật cắt bỏ “Chất béo” dư thừa để doanh nghiệp luôn khỏe mạnh

Trong kinh doanh, có một nghịch lý mà rất nhiều CEO gặp phải: Doanh thu tăng gấp đôi, nhưng lợi nhuận lại dậm chân tại chỗ, thậm chí sụt giảm. Nguyên nhân sâu xa thường không nằm ở khả năng bán hàng, mà nằm ở lỗ hổng trong hệ thống quản trị tài chính.

Khi doanh nghiệp lớn lên, các khoản chi phí cũng “phình to” theo một cách mất kiểm soát. Mike Michalowicz, tác giả cuốn sách nổi tiếng Profit First (Dòng tiền gắn liền lợi nhuận), gọi những khoản chi phí thừa thãi này là “Chất béo” (Fat). Giống như cơ thể con người, doanh nghiệp muốn khỏe mạnh, linh hoạt và chạy nhanh thì phải nhiều cơ bắp (Muscle) và ít mỡ thừa.

Vậy làm thế nào để thực hiện quản trị tài chính hiệu quả thông qua chiến lược “Cắt bỏ chất béo” mà không làm tổn thương đến sức khỏe của doanh nghiệp? Hãy đọc bài viết dưới đây của CFC Vietnam!

1. Phân biệt đâu là “Chất béo” (Fat) và “Cơ bắp” (Muscle) trong quản trị tài chính

Sai lầm lớn nhất của các chủ doanh nghiệp khi gặp khó khăn về dòng tiền là thực hiện chính sách “thắt lưng buộc bụng” một cách mù quáng. Họ cắt giảm mọi thứ, từ văn phòng phẩm, điện nước cho đến ngân sách Marketing và nhân sự giỏi. Đây là tư duy sai lầm trong quản trị tài chính.

Để cắt giảm đúng, bạn cần phân biệt rõ hai loại chi phí:

• Chi phí “Cơ bắp” (Muscle): Là những khoản chi giúp tạo ra doanh thu, thu hút khách hàng hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm. Ví dụ: Lương nhân viên kinh doanh giỏi, ngân sách chạy quảng cáo hiệu quả, chi phí R&D, phần mềm CRM chăm sóc khách hàng. Cắt vào đây là cắt vào “thịt”, khiến doanh nghiệp suy yếu.

• Chi phí “Chất béo” (Fat): Là những khoản chi không tạo ra giá trị gia tăng, rườm rà, hoặc phục vụ cho cái tôi của chủ doanh nghiệp hơn là hiệu quả kinh doanh. Ví dụ: Văn phòng quá sang trọng không cần thiết, các phần mềm mua về nhưng không dùng, những nhân sự làm việc kém hiệu quả, các bữa tiệc tùng vô bổ.

Mục tiêu của quản trị tài chính là tối đa hóa cơ bắp và triệt tiêu chất béo.

Đọc thêm bài viết: Quản trị tài chính Hộ kinh doanh: Chiến lược “sống khỏe” trước chuẩn thuế mới 2026

2. Phương pháp rà soát chi phí P – R – U trong quản trị tài chính

Để thực hiện cuộc “phẫu thuật” loại bỏ chất béo, bạn hãy in sao kê ngân hàng 6 tháng gần nhất và thẻ tín dụng công ty ra. Dùng bút đỏ để đánh dấu từng khoản chi theo 3 ký hiệu sau:

P – Profit (Lợi nhuận)

Đây là những khoản chi phí trực tiếp sinh ra tiền.

• Hành động: Giữ nguyên hoặc thậm chí tăng ngân sách nếu nó đang mang lại ROI (tỷ suất hoàn vốn) cao.

• Ví dụ: Nếu bạn chi 1 đồng cho quảng cáo Facebook và thu về 5 đồng doanh thu, đó là khoản chi “P”. Trong quản trị tài chính, đây là đòn bẩy tăng trưởng.

R – Replacement (Thay thế)

Đây là những khoản chi phí cần thiết để vận hành nhưng có thể tìm giải pháp thay thế rẻ hơn hoặc hiệu quả hơn.

• Hành động: Đàm phán lại hoặc tìm nhà cung cấp mới.

• Ví dụ: Internet, bảo hiểm, văn phòng phẩm, dịch vụ vận chuyển. Bạn có thể đàm phán với nhà cung cấp để giảm giá 10% hoặc chuyển sang đối tác khác có mức giá cạnh tranh hơn mà chất lượng tương đương?

U – Unnecessary (Không cần thiết)

Đây chính là “Chất béo” đích thực cần loại bỏ ngay lập tức.

• Hành động: Cắt bỏ không thương tiếc.

• Ví dụ: Các gói đăng ký phần mềm (SaaS) hàng tháng mà nhân viên không đăng nhập quá 1 lần/tháng; phí duy trì các câu lạc bộ không phục vụ quan hệ đối tác; tạp chí đặt dài hạn không ai đọc.

Đọc thêm bài viết: Quản trị tài chính: Bài học đắt giá từ câu chuyện sụp đổ của Kodak

3. Những “ổ mỡ” tiềm ẩn thường bị bỏ qua trong quản trị tài chính

Trong quá trình tư vấn quản trị tài chính cho nhiều doanh nghiệp SME, tôi nhận thấy “chất béo” thường tích tụ ở những nơi ít ai ngờ tới:

a. Các khoản đăng ký định kỳ (Subscription) Trong kỷ nguyên số, chúng ta dễ dàng đăng ký các công cụ trị giá 10$-50$/tháng. Số tiền nhỏ khiến ta chủ quan, nhưng 10 công cụ như vậy cộng lại cả năm là một con số khổng lồ. Hãy rà soát và hủy ngay những công cụ chồng chéo tính năng.

b. Quy trình thủ công rườm rà Thời gian là tiền bạc. Nếu bạn trả lương cho một nhân viên kế toán chỉ để họ ngồi nhập liệu thủ công từ Excel này sang Excel khác, đó là lãng phí. Quản trị tài chính hiện đại đòi hỏi sự tự động hóa. Đầu tư vào phần mềm kế toán tự động có thể tốn phí ban đầu (Muscle), nhưng nó giúp cắt bỏ hàng nghìn giờ công lao động thủ công (Fat) trong dài hạn.

c. Nhân sự “ngồi nhầm chỗ” Một nhân viên không phù hợp văn hóa, thái độ tiêu cực hoặc năng suất thấp không chỉ tiêu tốn tiền lương mà còn kéo tụt năng lượng của cả tập thể. Đây là loại “chất béo” độc hại nhất cần xử lý.

4. Biến việc “Cắt bỏ chất béo” thành văn hóa doanh nghiệp

Quản trị tài chính không phải là công việc chỉ làm một lần vào cuối năm. Chất béo sẽ luôn quay trở lại khi doanh thu tăng lên (theo định luật Parkinson). Do đó, hãy biến việc tối ưu chi phí thành văn hóa:

• Rà soát định kỳ hàng quý: Dành ra 1 ngày mỗi quý để xem xét lại toàn bộ danh mục chi phí.

• Trao quyền tiết kiệm: Khuyến khích nhân viên đề xuất các phương án tiết kiệm chi phí và thưởng cho họ một phần từ số tiền tiết kiệm được.

• Lãnh đạo làm gương: Chủ doanh nghiệp cần minh bạch trong chi tiêu cá nhân và chi tiêu công ty. Sự gương mẫu của người đứng đầu là mệnh lệnh mạnh mẽ nhất.

Đọc thêm bài viết: Quản trị tài chính: Cách nhận biết doanh nghiệp đang cần tái cấu trúc, chuyển đổi hay bứt phá tăng trưởng

Kết luận

“Cắt bỏ chất béo” không có nghĩa là keo kiệt hay bóp nghẹt sự phát triển. Ngược lại, đó là hành động giải phóng nguồn lực. Khi loại bỏ được những chi phí vô nghĩa, bạn sẽ dôi dư ra một nguồn tiền mặt quý giá. Trong quản trị tài chính, tiền mặt là vua (Cash is King). Hãy dùng số tiền đó để đầu tư vào nhân sự giỏi, công nghệ mới và trải nghiệm khách hàng – những “cơ bắp” thực sự giúp doanh nghiệp của bạn bứt phá trong tương lai.

Hãy nhớ: Một doanh nghiệp khỏe mạnh không được đo bằng quy mô doanh thu, mà được đo bằng hiệu quả của lợi nhuận giữ lại.